POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

El responsable del tratamiento es CAYA GROUP S.A.S., marca comercial Energies, NIT 901.152.741-1, con domicilio en Bogotá D. C., Colombia.

Dirección de correspondencia: Carrera 8A No. 153-51, interior 6-902, Bogotá D. C., Colombia.

Correo de protección de datos: administracion@energies.com.co.

Teléfono de contacto: +57 312 783 3339.

Área responsable de atender solicitudes de los titulares: Administración de Caya Group S.A.S., con apoyo del área Legal cuando corresponda.

Sitio web oficial: https://energies.com.co.

Esta es la política corporativa única de Caya Group S.A.S. y de su marca Energies. Establece reglas comunes para los datos personales de quienes consultan por nuestros servicios, prospectos y Partners, clientes y usuarios, proveedores, contratistas, trabajadores y demás personas naturales con quienes nos relacionemos. Cada actividad solo puede ejecutarse con una finalidad y fundamento legítimos, informados y documentados; cuando un tratamiento requiera condiciones adicionales, se aplicará el aviso, contrato o anexo específico correspondiente. La existencia de esta política no autoriza por sí sola nuevas bases de datos ni tratamientos no inventariados.

Aplicamos los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad, en los términos de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015 y sus normas aplicables.

Según la relación y la finalidad informada, podremos tratar datos básicos de identificación y contacto, empresa y cargo, solicitudes, comunicaciones, datos comerciales u operativos pertinentes y registros necesarios para gestionar la relación, cumplir obligaciones o demostrar la autorización.

Para la evaluación preliminar de una oportunidad Energies Partner solicitaremos solo lo necesario: intención, municipio o zona aproximada, tipo de ubicación, existencia de cargador, cupos aproximados, permanencia típica, vínculo del interesado con el sitio y autorizaciones de terceros. Si la persona desea seguimiento identificable, pediremos nombre y un medio de contacto preferido, además de los registros mínimos de aceptación y gestión. Se podrá responder «No sé» y hacer preguntas generales sin completar el Pre-check.

No solicitaremos como requisito de esa evaluación inicial documentos de identidad, datos financieros personales, datos de salud, información de menores, contraseñas, datos biométricos, dirección exacta, fotografías de personas o de tableros eléctricos ni documentos técnicos innecesarios. Si una etapa posterior requiere otra información, explicaremos previamente su finalidad y las condiciones aplicables.

Los datos sensibles y los datos de niños, niñas y adolescentes tendrán protecciones especiales; cuando legalmente corresponda, la entrega de datos sensibles será facultativa y se informará expresamente.

Podremos utilizar los datos pertinentes para:

• a) Atender consultas, peticiones y solicitudes iniciadas por los interesados.
• b) Evaluar de manera preliminar una posibilidad de colaboración Partner, responder y realizar seguimiento asociado a esa solicitud, sin garantizar viabilidad, ingresos o fechas.
• c) Gestionar las relaciones contractuales y precontractuales con clientes, Partners y proveedores, cuando proceda, incluidas cotizaciones, facturación, pagos, soporte y cumplimiento legal.
• d) Administrar servicios de carga, reservas, sesiones, atención y operaciones efectivamente habilitadas, solo mediante las condiciones y avisos que correspondan a esos servicios.
• e) Gestionar relaciones laborales y con contratistas, cuando existan, conforme a sus avisos y obligaciones específicas.
• f) Gestionar de manera controlada registros comerciales, solicitudes de titulares, seguridad de la información y cumplimiento de obligaciones legales y requerimientos de autoridad.
• g) Enviar noticias periódicas por correo únicamente cuando la persona lo autorice de forma específica y opcional.
• h) Enviar publicidad, promociones o campañas comerciales únicamente cuando exista autorización independiente, específica y verificable, y la actividad esté debidamente habilitada.

La autorización para atender una solicitud o realizar el Pre-check no equivale a autorización para publicidad. Negarse a las finalidades opcionales no impide solicitar información general ni desarrollar la evaluación que se haya autorizado por separado.

Solicitaremos autorización previa, expresa e informada cuando sea exigible. Antes de recoger datos para una evaluación identificable informaremos quién es el responsable, la finalidad, los derechos y la forma de consultar esta política; la persona podrá aceptar o rechazar sin presumir consentimiento por silencio, una casilla premarcada o el simple envío de un saludo.

El medio de aceptación se adapta al canal: casilla sin marcar en un formulario; botón afirmativo «Acepto y continuar» tras el aviso en un diálogo automatizado; o respuesta afirmativa expresa en una conversación con asesor. La consulta general podrá continuar sin que la persona autorice crear una ficha de evaluación.

Conservaremos una prueba consultable de la autorización: canal, fecha y hora, finalidad, versión del texto mostrado, respuesta o elección y referencia vinculable razonablemente al titular. Las autorizaciones para noticias y promociones se solicitan aparte, de forma opcional y sin marcar previamente.

La revocación o supresión que proceda se tramitará por los canales de privacidad descritos aquí; el cese de una finalidad no afecta necesariamente obligaciones legales de conservación que sean aplicables.

Los titulares y quienes estén legalmente autorizados podrán conocer, consultar y acceder a sus datos; solicitar actualización, rectificación y prueba de autorización cuando proceda; conocer el uso dado a su información; solicitar supresión o revocar autorizaciones cuando no exista una obligación legal o contractual que lo impida; y presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez agotado el trámite correspondiente ante el responsable, conforme a la ley.

La respuesta a preguntas sobre datos sensibles o de menores será facultativa en los casos previstos legalmente. No exigiremos documentos innecesarios para verificar identidad cuando existan medios idóneos y proporcionales.

Puede escribir a administracion@energies.com.co, comunicarse al +57 312 783 3339 o dirigir correspondencia a la dirección indicada en el numeral 1. Administración de Caya Group S.A.S. coordina la recepción, radicación y respuesta con apoyo Legal y Técnico cuando corresponda.

Indique el nombre y medio de contacto, su solicitud y la información razonablemente necesaria para localizar sus datos y acreditar su identidad o representación. La empresa podrá solicitar aclaraciones proporcionales. Se conservará evidencia de recepción, actuaciones y respuesta, con acceso limitado a personal autorizado.

Las consultas se atenderán dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su recibo. Si no es posible, se informará el motivo antes del vencimiento y la nueva fecha, que no podrá superar cinco (5) días hábiles adicionales.

Los reclamos de corrección, actualización, supresión o revocación se atenderán dentro de los quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a su recibo completo. Si no es posible, se informará oportunamente el motivo y la nueva fecha, que no podrá superar ocho (8) días hábiles adicionales. Los reclamos incompletos seguirán el trámite de subsanación previsto en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.

Cuando proceda, coordinaremos la supresión o revocación en los servicios y proveedores involucrados; ninguna solicitud supone borrado técnico instantáneo en todas las plataformas si deben cumplirse obligaciones legales o procesos de seguridad.

Los datos se conservarán durante el tiempo necesario para las finalidades informadas y las obligaciones legales aplicables. Para prospectos comerciales inactivos se revisará su supresión o anonimización al transcurrir doce (12) meses desde la última interacción comercial relevante, salvo justificación legítima o legal documentada para conservar información mínima por más tiempo. Los documentos contables, laborales, contractuales y demás categorías estarán sujetos a los plazos particulares que les correspondan.

Las evidencias de autorización, revocación y tratamiento podrán conservarse el tiempo justificado para acreditar cumplimiento y atender reclamaciones, con controles de seguridad y sin reutilización comercial no autorizada.

Según el canal habilitado, podremos utilizar plataformas tecnológicas y proveedores que prestan servicios de formularios, mensajería, almacenamiento, automatización y CRM, incluidos Google, Meta, ManyChat y los proveedores efectivos de nuestra operación. Su participación y condiciones se evaluarán según el tratamiento concreto; no implica que todos esos servicios estén activos en todo momento.

Cuando intervengan encargados o terceros, aplicaremos condiciones contractuales y medidas legales pertinentes para seguridad, confidencialidad y transmisión o transferencia internacional de datos, según corresponda. No venderemos datos de titulares ni los utilizaremos en campañas ajenas a las finalidades autorizadas.

La evidencia de consentimiento podrá conservarse en repositorios corporativos de Google Drive con custodia documental y acceso restringido; Caya Comercial conservará el estado del consentimiento y una referencia a la evidencia original cuando esté habilitado. El acceso se asignará según funciones y necesidad.

Aplicamos controles administrativos, humanos y tecnológicos razonables para prevenir pérdida, acceso no autorizado, alteración, divulgación o uso indebido de datos, incluyendo controles de cuentas, permisos diferenciados, acceso restringido y trazabilidad. No publicamos hojas de respuestas identificables en internet.

En caso de un incidente, Tecnología lidera las actuaciones técnicas, Administración coordina el registro y seguimiento y Legal evalúa las obligaciones legales de información y notificación; las medidas urgentes de contención no se retrasarán por trámites internos.

Esta política fue aprobada por Caya Group S.A.S. el 27 de octubre de 2026 y entra en vigor para consulta pública a partir de su publicación efectiva en el sitio oficial. Sus reglas se revisarán por lo menos una vez al año y antes de introducir cambios sustanciales de finalidades, categorías de datos, proveedores o condiciones del tratamiento.

La versión vigente podrá consultarse gratuitamente en la sección de privacidad del sitio oficial https://energies.com.co; allí se comunicarán los cambios relevantes que deban informarse a los titulares. Cada base de datos tendrá el plazo de vigencia que corresponda a la finalidad y a las obligaciones legales.